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経費精算システムには、提供する各社によって様々なサービスを持ったものがあります。
本記事では、経費精算システムのメリットや特徴的な機能、おすすめの経費精算システムについて解説します。これから経費精算システムの導入を検討されている方は、ぜひ参考にしてみてください。
目次
経費精算システムのメリット
経費精算は、業種や規模を問わず全ての企業で必要とされる処理です。
従来の紙帳票を用いた方法では、申請の手間や管理の煩雑さなど、様々な課題がありました。近年、テレワークの普及に伴い、経費精算システムを導入する企業も増えています。ここでは、経費精算システムのメリットについてご紹介します。
入力作業の効率化
経費精算システムの導入により、従業員の事務負担が軽減されます。
従来の方法では、領収書から品目や金額を転記し、1件ずつ申請書に添付して申請する必要がありました。経費精算システムでは、多くの作業の自動化が可能です。乗換案内サービスや交通系ICカードとの連携による交通費入力の自動化や、領収書をスマートフォンで撮影することにより、品目・金額を認識し自動入力する機能もあります。
申請・承認の効率化
経費精算システムの導入により、担当者による承認作業も負担軽減されます。
従来の方法では、領収書と社内規定を照らし合わせてチェックを行い、必要に応じて従業員に差し戻して修正を行っていました。経費精算システムなら、Webブラウザやアプリを介して申請が可能なため場所を選びません。承認作業を行う担当者も、隙間時間を利用してスムーズに進めることができます。
経理業務の効率化
経費精算システムの導入により、経理業務の負担も軽減されます。
従来の方法では、申請された経費精算の一つ一つについて、会計上の仕訳や金融機関の振込処理を行っていました。経費精算システムでは、申請項目に対して勘定科目・税区分を紐づけすることにより、自動仕訳が可能です。また、作成したデータはCSV形式で出力することも可能であり、振込業務もオンラインで完結させることができます。
経費精算システムの特徴的な機能
ここまで、経費精算システムの導入メリットについて解説しました。
次に、具体的にどのような機能があるのかを開設します。導入検討時には、自社にとって必要な機能を備えているかどうか確認しましょう。
入力作業の効率化を実現する機能
- 領収書のOCR読取
- 乗換案内サービスとの連携
- 交通系ICカードとの連携
- 法人クレジットカードとの連携
- プリペイドカードとの連携
- スマートフォン決済アプリとの連携
- ECサイトとの連携
- 各種スケジューラーとの連携
- 航空券やホテルなどの予約・手配機能
- 為替レートの自動変換
- 燃料費自動計算
- タクシー配車アプリの乗車明細との連携
申請・承認の効率化を実現する機能
- •Webブラウザやスマートフォンアプリを介した経費申請・承認
- コメント・データ添付機能
- 承認ルートの自動分岐設定
- 規定違反チェック機能
- チャットツールによる通知
- チャットボット対応
経理業務の効率化を実現する機能
- 自動仕訳
- ファームバンキングデータの作成
- 会計ソフトとの連携
- 電子データ保存
おすすめの経費精算システム
ここでは、おすすめの経費精算システムについてご紹介します。
各社によって特徴が異なるため、自社に最適な経費精算システムを比較して選ぶようにしましょう。
楽楽精算（株式会社ラクス）
株式会社ラクスが提供する楽楽精算は、8,000社以上の導入実績があり、国内累計導入数は7年連続トップを誇る経費精算システムです。初期費用は100,000円、月額料金は3,000円～となっています。
入力補助機能、申請時の規定違反チェックなど、申請者や経理担当者の負担を軽減する機能を多数備えています。また、導入時には専任担当者がサポートしてくれるため、紙での運用や自社システムから新たに経費精算システムへ切り替えを考えている企業におすすめです。
Concur Expense（株式会社コンカー）
株式会社コンカーが提供するConcur Expenseは、経費精算を「楽にしよう」ではなく「無くそう」というコンセプトの経費精算システムです。
様々な外部サービスとの連携により、経費精算を自動化できる点が特徴です。国内では1,000社以上、世界では6,600万社以上の利用実績があります。また、初期費用は0円、月額料金は29,000円～となっています。
ジョブカン経費精算（株式会社Donuts）
株式会社Donutsが提供するジョブカン経費精算は、累計導入実績12万社超を誇る「ジョブカン」シリーズの経費精算システムです。
申請時の入力内容によって、承認経路が自動変更されるため、申請者のミスや事務負担を軽減できます。また、承認作業の進捗は、メール・Slack・ChatWorkにアラート通知が届くため、どこでフローがストップしているかも把握することが可能です。月額利用料は1ユーザーあたり400円となっています。
SmartGo Staple（NTTコミュニケーションズ株式会社）
NTTコミュニケーションズ株式会社が提供するSmartGo Stapleは、「キャッシュレス・ペーパーレス・立替レス」を掲げる経費精算システムです。
「Staple カード」という法人プリペイドカードを利用することで、従業員の立替えが不要になります。また、グッドデザイン賞を受賞したインターフェイスにより、アプリの操作性にも定評があります。月額利用料は1つのＩＤにつき1,000円となっています。
まとめ
本記事では、経費精算システムのメリットや特徴的な機能、おすすめの経費精算システムについて解説しました。
経費精算システムは、従来の紙帳票を用いた方法に比べて、「入力作業」「申請・承認」「経理業務」の3つの点で効率化が期待できます。テレワークでの働き方の普及に伴い、多くの企業で導入が進んでいます。経費精算システムの機能は、提供する各社によって様々なものがあります。導入を検討する際には、自社にとって必要な機能を備えているか比較検討し、最適な経費精算システムを選択しましょう。
